Saisie de données : les raisons d'opter pour des prestataires en externe

Une grande majorité des entreprises aujourd’hui dispose d’un système informatique permettant de gérer des données relatives à la clientèle, à la production, à la comptabilité, aux ressources humaines, etc. Pour traiter certaines de ces informations, il est possible de choisir un prestataire externe spécialisé en saisie de données. Ce choix représente plusieurs avantages et doit s’appuyer sur certains critères de sélection.

Avantages du prestataire externe en saisie de données

Avant de faire un choix de prestataire externe, basé sur des critères spécifiques, il est important de connaître les avantages qu’il peut représenter. On peut identifier trois principaux avantages : le gain de temps, le gain d’argent et l’expertise.

En faisant le choix d’externaliser la saisie de données, le gain de temps représente une réelle plus-value. La délégation de cette tâche, initialement prévue en gestion interne, va permettre de dégager du temps aux collaborateurs, qui pourront se concentrer sur leur cœur de métier.

Le gain d’argent représente, à lui seul, un avantage non négligeable. Il est directement lié au gain de temps. Gérée en interne, la saisie de données représente du temps des collaborateurs, voire du temps de formation ou d’accompagnement et donc par extension, de l’argent. Faire le choix d’un prestataire externe, c’est aussi faire un choix financier.

De plus, cette tâche sera réalisée par un prestataire détenant l’expertise dans son domaine. Ce qui doit assurer la qualité de la réalisation et la diminution du taux d’erreurs.

Choisir son prestataire externe en saisie de données : quels critères ?

Plusieurs critères doivent permettre la sélection d’un prestataire pour l’externalisation de la saisie des données d’une entreprise. Le besoin, la discrétion, la fiabilité, le suivi, le prix, etc. Ce sont des critères liés soit à la mission, soit au prestataire, qu’il convient de détailler avec ce dernier pour qu’une relation de confiance s’établisse.

Le besoin de l’entreprise représente la base de cette relation. Le volume de données, le délai de livraison, la nature des données doivent être précisément définis. Il s’agit d’un critère lié à la mission.

Concernant les critères liés au prestataire, il est important de pouvoir mesurer son professionnalisme, ainsi que ses performances.

La discrétion, la fiabilité et le suivi sont des critères de sélection non négligeables. Ils doivent permettre à l’entreprise d’évaluer la capacité du prestataire à traiter des données sensibles, de livrer la commande de l’entreprise dans les délais et les conditions convenus, et d’assurer un suivi clientèle pendant et après la prestation.

Le choix d’un prestataire externe pour la saisie des données doit s’appuyer sur des critères liés à la mission ou au prestataire lui-même. Ils permettent également de cibler au mieux le besoin global et ainsi s’orienter vers le choix le plus pertinent.

Quoi qu’il en soit, choisir d’externaliser la saisie des données représente une réelle plus-value pour l’entreprise. Elle peut, ainsi, réaliser des économies, à la fois sur le plan financier et sur le plan humain, et ainsi se concentrer sur son activité et son expertise.