Archivage : quels papiers conserver et combien de temps ?

L’archivage est une obligation légale prescrite par le Code du travail, le Code général des impôts ou bien le Code de commerce. C’est pourquoi nous devons conserver un certain nombre de documents pendant une durée déterminée. Quels sont les documents à conserver ? 

• les pièces comptables et fiscales, soit tous les documents justifiant d’une opération comptable ou fiscale (factures, notes de frais, relevés bancaires…) 
• les documents liés à la vie juridique de l’entreprise (procès-verbaux d’assemblées, les rapports de gestion ou encore les certificats de dépôt des comptes annuels…)
• les documents sociaux (déclaration Sécurité Sociale) 
• les documents commerciaux (correspondance commerciale, document de transport de marchandises…)

Combien de temps devons-nous les conserver ? 

La durée de l’archivage des documents en entreprise est très variable. Certains documents sont à conserver seulement un an à partir de l’année d’imposition (taxes foncières sur les propriétés bâties et non bâties par exemple). A l’inverse, d’autres documents doivent être conservés 30 ans comme les titres de propriété ou de cession de biens immobiliers. Dans la plupart des cas, la durée d’archivage varie entre 3 et 10 ans. Pourquoi archiver des documents ? 

La conservation des documents est une obligation. Opter pour une solution d’archivage permet de libérer de la place dans les placards ou dans les boites de messagerie en ligne. Dans une entreprise, archiver des documents permet de fournir des preuves juridiques, conserver des données de manière rationnelle pour les retrouver facilement, protéger des données sensibles et confidentielles. L’archivage de documents demande une certaine organisation. Plus vos documents sont bien classés, plus vous retrouvez facilement les éléments qu’il vous faut, quand vous en avez besoin. 

Les différents types d’archivage : 

Vous pouvez archiver de différentes façons :  Archivage papier : vous rangez vos documents dans des classeurs et/ou cartons puis vous les stockez dans vos locaux. Inconvénient : l’archivage dans l’espace de travail nécessite une surface considérable. Cela peut impacter l’organisation en place et engendrer une perte de temps et de place considérable.  L’archivage papier peut s’avérer parfois difficile pour certaines entreprises ou personnes qui ne possèdent pas assez de place pour stocker un nombre important de dossiers et cartons. Dans ce cas, nous vous conseillons de faire appel à un centre de stockage spécialisé pour bénéficier des meilleures conditions de sécurité et conservation et ainsi libérer de l’espace dans vos locaux.  Archivage dématérialise : à l’heure du digital, un grand nombre de professionnels se tournent vers l’archivage dématérialisé. Cela permet un gain de place dans les locaux des entreprises. Inconvénient : l’archivage dématérialisé peut rapidement être très coûteux.  Archivage mixte : Il est rare de pouvoir archiver l’entièreté de ses documents en ligne, c’est pourquoi beaucoup de personnes et d’entreprise font face à un archivage mixte : une partie papiers et une partie digitale.