Le déménagement d’une entreprise est souvent le signe positif qu’elle se développe. Malgré tout, cette étape de la vie d’une société est à prendre très au sérieux.
C’est une action qu’on commence à préparer des mois à l’avance pour ne rien laisser au hasard.
Papernest vous offre ses conseils pour un déménagement entièrement réussi.

1. Créer un plan

Commencez par élaborer un plan dès que possible pour garantir une perturbation minimale des opérations.

Une bonne organisation est primordiale afin d’assurer le bon déroulement de toutes les étapes composant le processus de déménagement.
Cela passe notamment par la conception d’un cahier des charges et la création d’une check-list de tout ce qu’il y a à faire et à quel moment le faire.

2. Choisir la nouvelle adresse

Pour réussir son déménagement d’entreprise, il faut connaître à l’avance la nouvelle adresse de vos futurs bureaux.


Vous pouvez démarrer le processus de planification en vous déplaçant physiquement dans l’espace et en imaginant tout ce qui devra être déplacé vers votre nouvel emplacement commercial.

3. Créer un calendrier détaillé

Réalisez un calendrier réaliste pour votre déménagement. Pour cela il faut :

  • Choisir la nouvelle adresse
  • Fixer une date de déménagement 
  • Réaliser un cahier des charges regroupant tous les besoins
  • Choisir le prestataire qui s’occupera des travaux
  • Avertir les salariés du déménagement
  • Donner son préavis au bailleur 
  • Choisir le prestataire qui va s’occuper du déménagement en comparant les différents services disponibles sur le marché
  • Effectuer la déclaration de valeur 
  • Choisir un responsable pour chaque service chargé de faire le lien entre les salariés et la direction
  • Trouver une solution avec les salariés réfractaires au déménagement
  • Annoncer le déménagement aux clients et fournisseurs

Si vous suivez le processus progressivement, il est plus facile pour vous et votre équipe de suivre les tâches quotidiennes de gestion de l’entreprise.

4. Communiquer avec les employés

Tenir les employés à l’écart est une des pires erreurs que vous pourriez faire en cas de déménagement d’entreprise.

Les employés sont non seulement indispensables à votre entreprise, mais peuvent en plus se montrer de bon conseil. Impliquez-les et vous transformerez votre déménagement d’entreprise en projet collectif.

Vous pouvez organiser une visite des futurs locaux afin de créer de l’enthousiasme autour du projet.

Une des manières de convaincre les employés réticents d’adhérer au déménagement est d’améliorer les conditions de travail en prévoyant par exemple l’aménagement d’une plus grande cafétéria, ou d’une salle de gym…

L’entreprise peut aussi choisir de s’installer à proximité des transports en commun. 

5. Modifier les contrats de travail des employés

Pour éviter d’éventuels conflits avec vos employés, vous devez absolument connaître les clauses des contrats de travail.

Si vous changez de secteur géographique, il faut que vous ayez inclus dans les contrats de travail de vos employés, une clause de mobilité.

Si le contrat de travail ne prévoit rien, le salarié sera en droit de refuser la modification de son contrat de travail et donc le changement du lieu de travail.

6. Notifier les administrations

Un des devoirs d’une entreprise qui déménage est l’obligation d’information.

Pour les sociétés de plus de 50 salariés, il convient de consulter : 

  • Le comité d’entreprise (CE) 
  • Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

Il faudra aussi avertir à l’avance :

  • Votre banque
  • Votre assurance
  • Votre bailleur si vous êtes en location
  • Sécurité sociale
  • Urssaf
  • Les prestataires : eau, électricité, gaz, téléphonie

Si votre déménagement implique le transfert de votre siège social, cela implique une modification des statuts de la société ainsi qu’une modification du Kbis. Vous avez ensuite un mois pour publier dans un journal d’annonces légales un avis de transfert de siège social.


Le changement d’adresse devra ensuite être déclaré au greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège social ou auprès du centre de formalité des entreprises (CFE).

7. Annoncez le déménagement à vos partenaires, clients, fournisseurs…

Une bonne communication est indispensable pour réussir votre déménagement d’entreprise.

Une bonne planification de votre déménagement d’entreprise ajoutée à une maîtrise de la communication peut transformer ce changement en opportunité pour consolider votre image de marque.

Un déménagement n’est pas forcément une bonne nouvelle pour vos clients. Pensez donc à leur expliquer ce qu’ils ont à y gagner :

  • Un accueil plus spacieux dans les nouveaux locaux. 
  • Un rassemblement des équipes pour un service plus efficace.
  • Une diminution des charges qui sera répercutée sur les prix… 

8. Quel outil de communication pour annoncer un déménagement d’entreprise ?

Il y a différents canaux pouvant être utilisés afin d’annoncer le déménagement d’une entreprise :

  • La campagne emailing pour prévenir rapidement un vaste éventail de contacts : clients, prospects, partenaires, fournisseurs…
  • Une lettre d’invitation à la fête d’inauguration, quelques semaines après votre installation.

  • Le communiqué de presse

9. Déduction des frais de déménagement d’entreprise

Certains coûts associés au déménagement de votre entreprise sont déductibles d’impôt. Cela comprend les frais de déménagement de l’équipement, des ordinateurs, des fournitures, etc.

Bien sûr, il existe certaines limitations et exclusions. N’hésitez pas à consulter votre expert comptable en ligne, il sera le plus à même à pouvoir vous conseiller sur ce sujet.

12. Déménager de manière organisée

Le déménagement de l’entreprise requiert une méthodologie précise.

Vous pouvez envisager de déménager votre entreprise seul si vous êtes une très petite structure, à condition d’être très organisé. Mais l’idéal serait de faire appel à un prestataire spécialisé.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez commencer par :

  • Faire le tri dans les meubles, les dossiers, etc.
  • Commencer à emballer et étiqueter les cartons et équipements, pour limiter les risques de casse et de perte le jour du déménagement
  • Dresser l’inventaire de votre parc informatique.

13. Préparez un budget

Il serait insensé de croire qu’un déménagement puisse être possible sans de nombreux frais.

Un budget considérable est à préparer incluant le prix des différents éléments qui composeront le déménagement de la société :

  • Prix société de déménagement.
  • Coût d’aménagement des nouveaux locaux
  • Prix ameublement ou de nouveaux équipements : ordinateurs, meubles, etc.
  • Frais relatifs à vos nouveaux bureaux : frais d’entretien et de nettoyage, etc.

N’hésitez pas à comparer le prix de différentes agences de déménagement. Elles offrents souvent les mêmes prestations à des prix différents.

Si vous êtes à la tête d’une PME, TPE ou start-up, vous pouvez mobiliser vos salariés pour la préparation du déménagement. Cela permettra de limiter le budget nécessaire.

14. Choisissez quand déménager

Pour éviter que la productivité de l’entreprise ne soit impactée de manière négative, il est important de déménager à une période stratégique.

Généralement, les sociétés choisissent un week-end, en fin d’année fiscale, ou pendant une période creuse.

Conclusion

Réussir le déménagement d’une entreprise demande de l’organisation et une planification à toute épreuve.

Suivez bien nos conseils pour éviter tout faux pas et n’hésitez pas à laisser un commentaire si vous avez quelque chose à ajouter.

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