Déménager une maison, c’est compliqué. Déménager ses bureaux, c’est une discipline olympique. Question logistique, cela peut devenir cauchemardesque si l’organisation se passe mal. Cahier des charges, emplacement, attribution des salles et des postes, transfert du mobilier et du parc informatique, etc. Tout cela en veillant à ce que la productivité n’en souffre pas trop. Pourtant, avec un peu d’organisation, beaucoup de cartons et de réflexion, un déménagement peut très bien se passer

Déménagement professionnel : agissez en amont

La toute première chose à faire est de réaliser un audit de vos futurs locaux afin de définir l’emplacement futur des salles et des postes de chacun. Pour cela, faites l’état des lieux du nombre d’employés à déménager, du volume de mobilier et de postes. Pensez en termes de meubles et d’espace, mais aussi de déplacement, de communication et de connectique.

En parlant de connectique, elle réclame toute votre intention. Le déménagement de votre parc informatique exige une logistique infaillible. C’est sans doute l’étape la plus délicate de votre changement de bureaux. Sauvegarde des données, protection du matériel, branchements… Le moindre écart et vous pourriez perdre des fichiers ou des données confidentielles. Le mieux pour simplifier tout cela est de faire appel à une entreprise spécialisée dans le transport du matériel informatique et la confidentialité.

Sur le site de départ, le matériel est soigneusement étiqueté, sauvegardé et nettoyé. Pendant le trajet, l’entreprise assure la traçabilité de vos machines et de leurs contenus.

Sur le site d’arrivée, les équipements sont pointés, leur implantation est validée, ils sont reconnectés et si besoin reparamétrés, puis de nouveau inventoriés et enfin réceptionnés.

Etablir un cahier des charges

Outre la préparation matérielle, c’est bien souvent la partie administrative qui demande le plus de logistique dans un déménagement. Votre cahier des charges doit démarrer six mois à l’avance. Les principales démarches étant :

  • J-6 mois : avertir votre bailleur que vous lui donnez congés et faire l’audit de vos futurs locaux.
  • J-3 mois : commencez les éventuels travaux dans vos futurs bureaux si nécessaires. Commencez à demander des devis auprès des différents prestataires et annoncez votre déménagement à l’ensemble du personnel.
  • J – 1 mois : organiser l’empaquetage et le tri des documents. Installer la nouvelle ligne téléphonique et Internet et faites faire tous les changements d’adresse. Devront être prévenus :
  • la sécurité sociale ;
  • l’URSSAF ;
  • la caisse de retraite ;
  • votre opérateur téléphonique ;
  • la Poste ;
  • votre assureur ;
  • la préfecture pour l’immatriculation de la société
  • le centre des impôts et la Trésorerie.

Déléguer les responsabilités

Pour chaque pôle ou département de l’entreprise, élisez un(e) délégué(e) qui sera chargé(e) d’assurer la coordination des membres et la préparation du déménagement. Transmettez des consignes et tenez-les délégué(e)s à jour dans l’avancée des préparatifs.

Stockez et transportez

Prévoir un espace de stockage, même de façon préventive (si les travaux sur le nouveau site ne sont pas terminés le jour du transfert par exemple), est une solution temporaire pratique et qui vous évite de devoir laisser vos bureaux sur le trottoir en cas d’imprévu. Une fois le déménagement planifié, il est important de penser à une main d’œuvre spéciale pour la logistique et la manutention.

Vous pouvez également faire le choix de louer un véhicule utilitaire dans lequel transporter vos fournitures les plus imposantes.

Communiquez

C’est la clé de toute relation réussie, personnelle comme professionnelle. Améliorez la logistique passe aussi par la transparence. Cela permet également d’éviter les mauvaises surprises en arrivant sur le nouveau site. Par exemple, si de nouveaux employés ou stagiaires doivent arriver dans quelques mois, il faudra avoir avec les RH afin de prévoir un poste pour chacun.

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