Gestion administrative : comment déléguer sans embaucher

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Si vous êtes un chef d’entreprise, la gestion administrative est une tâche à laquelle vous ne pouvez pas échapper. Eh oui, votre expert-comptable a inévitablement besoin des documents nécessaires pour déclarer votre TVA ou encore faire votre bilan annuel, et vous devez forcément envoyer les factures à vos clients pour être payé. Nous le savons tous, cela prend du temps, mais il faut le faire ! Ça plus tout le reste, ça ne laisse pas beaucoup de place pour les loisirs et cela peut engendrer un certain stress.

Vous travaillez en remote et vous ne pouvez pas accueillir une assistante dans les locaux que vous n’avez pas ? Ou vous n’avez tout simplement pas encore les moyens d’embaucher quelqu’un ? 

Heureusement, notre époque nous permet de remédier au problème, et c’est là qu’entre en scène la nouvelle génération d’assistante. 

On les appelle de plusieurs manières, assistante virtuelle, assistante Freelance ou encore assistante indépendante, mais au bout du compte, leur mission reste sensiblement la même : vous aider à mener votre business au sommet. 

Les avantages d’une assistante indépndante

Les avantages à faire appel à une assistante indépendante sont nombreux. En voici quelques-uns :

  • Elles sont très souvent d’anciennes salariées qui ont emmagasiné assez d’expérience pour être un véritable atout pour votre entreprise. Généralement, avant de lancer leur activité, elles ont travaillé au minimum pendant 10 ans en tant que salariées.
  • Ce sont des chefs d’entreprises tout comme vous, elles comprennent donc très bien les enjeux de l’entrepreneuriat.
  • Vous n’avez pas d’espace de travail à prévoir, elles travaillent de chez elles et connaissent très bien les outils de communication en ligne. Internet n’a pas de secret pour elles, vous ne ressentirez presque pas la différence.
  • Aucune contrainte d’embauche, aucun engagement, vous pouvez mettre fin à votre collaboration à tout moment.
  • Vous ne payez que le travail effectué et pouvez anticiper vos dépenses.
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Comment votre assistante freelance peut-elle vous aider ?

L’assistante freelance dispose d’un large catalogue de compétences qu’elle peut mettre à votre disposition. Cela peut aller de la gestion administrative (Courrier, gestion du personnel, organisation, classement, etc.), à la gestion commerciale (facturation, relances, commandes fournisseurs, gestion des stocks, etc.) en passant par la pré-comptabilité (Rapprochements bancaires, mise à disposition des documents comptables, communication avec votre expert). Elle maîtrise très bien les outils bureautiques et certaines parlent plusieurs langues. Un atout de taille si vous avez une activité qui s’étend à l’international.

Comment choisir votre assistante indépendante ?

Pour choisir votre assistante indépendante, nous vous conseillons de vous pencher sur les critères suivants :

  • Son expérience : Toutes les assistantes freelances ont un site internet et/ ou un profil LinkedIn sur lesquelles elles indiquent leur parcours. Comme je vous le disais, elles ont pour la plupart au moins 10 ans d’expérience, vous n’aurez donc pas de mal à trouver quelqu’un de compétent.
  • Son professionnalisme : Contactez-la par mail ou par téléphone et vous pourrez apprécier son niveau de réactivité, son accueil et éventuellement la qualité de son orthographe.
  • Sa personnalité : C’est un point très important, car vous allez travailler en étroite collaboration. N’hésitez pas à organiser une visioconférence ou un rendez-vous téléphonique pour faire connaissance et mettre à plat vos méthodes de travail respectives.
  • Sa disponibilité : Les assistantes freelance travaillent généralement pour plusieurs clients en même temps. Il faut donc s’assurer qu’elle sera disponible pour s’occuper de votre entreprise. Si vous avez besoin d’une permanence téléphonique, par exemple, il faudra vous mettre d’accord sur des horaires fixes.
  • Ses tarifs : Les tarifs vont de 20€ à 40 € de l’heure en fonction des compétences, de l’expérience et des prestations à effectuer. Vous pouvez pratiquement toujours bénéficier de tarifs dégressifs selon votre fidélité et le nombre d’heures dont vous avez besoin. Les tarifs annoncés sont souvent donnés à titre indicatif, demandez donc toujours un devis.

Vous l’avez compris, collaborer avec une assistante freelance peut vous décharger d’un bon nombre de soucis et vous faire gagner un temps précieux qui vous permettra de vous concentrer sur votre cœur de métier.

Si les services d’une assistante 2.0 vous tentent, SB GESTION est une solution économique et flexible qui vous permettra très certainement d’atteindre vos objectifs et mener votre entreprise au sommet !