Déménager votre entreprise est toujours un chamboulement qui nécessite une véritable préparation : entre 1 et 6 mois en fonction de la taille de votre entreprise. Le déménagement dans de nouveaux locaux peut avoir pour objectif de permettre l’accueil de nouveaux salariés, de nouvelles machines, le rapprochement de partenaires ou clients mais également une diminution du loyer. En effet, les locaux constituent bien souvent le deuxième poste de charges dans une entreprise, après les salaires.

Au-delà de l’organisation pratique du déménagement, un certain nombre de formalités doivent être accomplies. Mais quid des contrats commerciaux avec les différentes tierces parties de l’entreprise ?

 

En cas de changement de siège social, il faudra notamment faire publier l’avis de modification au journal d’annonces légales.

Mais intéressons-nous au sujet étape par étape.

Dans un premier temps, vous devrez régler certains points avec les propriétaires des bureaux que vous quittez, et les propriétaires de ceux que vous allez prendre. Il vous faudra donc déposer votre préavis plusieurs mois avant votre départ, en fonction du délai prévu dans votre bail. Il est également recommandé d’effectuer un audit des nouveaux locaux avant la signature du nouveau bail. Les autres prestataires devront également être informés, afin de prévoir la résiliation des anciens contrats d’eau, de gaz, d’électricité, de téléphonie à la date de sortie des locaux, et prévoir l’ouverture des nouveaux contrats au moment de l’entrée dans les lieux. N’oublions pas également la signature du nouveau contrat d’assurance.

 

Intéressons-nous d’un peu plus près à vos obligations vis-à-vis de vos prestataires. Si certains contrats cessent automatiquement et sans préavis en cas de déménagement, comme un contrat d’entretien par exemple, ce n’est pas le cas de la majorité des contrats de prestation de services signés.

Pour savoir ce qu’il faut faire, il faut en effet se reporter au contrat de prestation signé : les clauses contractuelles prévoient en général une période de préavis pour la rupture du contrat, il faut donc l’anticiper. Une rupture brutale peut vous engager à payer une indemnité à votre prestataire. Certains cas de force majeure autorisent la rupture brutale et exonèrent d’obligation, comme un incendie qui aurait intégralement détruit les locaux, ou encore un ouragan. Mais la jurisprudence est très stricte à ce sujet : une restructuration de l’entreprise qui conduit au déménagement ne constitue pas un cas de force majeure.

 

Au-delà de ces aspects pratiques, un déménagement d’entreprise doit s’anticiper, notamment sur les conséquences que ce dernier va avoir sur l’activité de l’entreprise : quel devenir pour les contrats avec vos clients, vos fournisseurs ? Comment bien les informer ?

Concernant les clients, l’objectif est de rendre le déménagement le plus transparent possible pour eux. Cela implique donc de bien les prévenir en amont, en mettant à jour votre site internet, vos brochures commerciales, en inscrivant un message spécifique dans votre signature mail. En cas de changement de siège social, les factures émises à partir du jour de la publication du déménagement devront porter la mention de la nouvelle adresse. En cas d’éloignement géographique de votre client, et donc d’impact sur les frais de livraison, le contrat commercial pourra nécessiter un remaniement via un avenant afin d’ajuster éventuellement les conditions tarifaires.

A l’instar des clients, les fournisseurs doivent également être prévenus afin de modifier les libellés de leurs factures à votre destination. De même, le contrat commercial devra être revu si le déménagement engendre une forte modification dans la livraison des produits de votre fournisseur à votre destination.

 

Concernant vos partenaires bancaires, il vous faudra, notamment en cas de changement de siège social, leur faire parvenir une copie de l’acte indiquant votre nouvelle adresse.

Bien souvent, vous pourrez garder votre conseiller bancaire actuel si vous le souhaitez, à moins que l ‘éloignement géographique soit vraiment trop important et nuise à votre accompagnement. Votre centre d’affaire ou votre agence se chargera alors de votre transfert dans une autre agence au plus près de votre entreprise.

 

Il faut bien garder à l’esprit que si un déménagement fait partie de la vie d’une entreprise, il sera pour vos partenaires une source d’inquiétude au regard de tous les changements qu’il occasionne : il vous appartiendra donc de désamorcer les différents points de tension. Pour cela, une bonne préparation est nécessaire afin d’éviter une période de flottement qui nuirait à l’activité. Un déménagement peut également être l’occasion de multiplier les contacts dans un cadre moins formel que les relations purement d’affaires, en les conviant à une inauguration un mois après votre emménagement. La préparation d’un déménagement et de toutes ses implications pour les tiers, parties prenantes à la bonne marche de votre entreprise, est donc la clé pour se lancer dans cette nouvelle étape.

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