Ça y est c’est décidé, vous allez déménager vos bureaux ! A force de fonctionner sur plusieurs sites, les dysfonctionnements (temps perdus, problèmes de coordination interne…) sont devenus majeurs et vous avez décidé de sauter le pas.

Voilà un beau projet, motivant mais aussi angoissant … Pour que l’investissement, non négligeable (surtout si on valorise le temps passé !) soit pleinement rentable, voici quelques conseils :

 

  • Réfléchir au besoin, et se projeter à 3 ans minimum

Il s’agit d’abord de définir votre cahier des charges :

  • Dans quel quartier voulez-vous vous installer ? Une fois décidé, vous pouvez vous vous lancer à la recherche de bureaux à louer.
  • Ce nouveau lieu, qui va s’y rendre ? Les salariés ? Les clients ? Quels sont leurs modes de fonctionnement ? Que valorisent-ils ? dans quelle mesure vous suivront-ils dans ce déménagement ? à quelles conditions  (proximité, accès, ….)
  • Combien de personnes ? comment les effectifs devraient-ils évoluer ? Il est prudent de garder de la marge de progression, et de réfléchir au moins pour les 3 années futures, quitte à envisager de louer une surface disponible en réserve, par exemple sous forme de lieu de coworking avec des activités connexes aux vôtres…
  • Le quartier, l’adresse : de quels services avez-vous besoin à proximité (pour votre activité, pour le bien-être des salariés et leur équilibre temps professionnel/temps personnel…) ? quel quartier correspond à l’image que vous souhaitez donner à votre entreprise ? Tenez compte des projets d’urbanisme… De quelles facilités d’accès (voiture, parking, modes doux …) avez-vous besoin ? Une fois décidé, vous pouvez commencer à regarder les bureaux à louer.
  • La surface : comptez environ 10 m² par personne en toute première approche
  • Le budget…

Vous êtes prêt, c’est le moment de vous lancer à la recherche de bureaux

  • Un nouveau lieu, c’est l’occasion de partir sur des bases neuves

Un déménagement est l’occasion de s’interroger sur les processus, le fonctionnement actuel, et éventuellement de le repenser sur des bases plus cohérentes. Transposer votre fonctionnement actuel dans de nouveaux murs, ce serait comme un rendez-vous raté ! Quelques questions à se poser :

  • Qui travaille avec qui ? les liens de proximité ne seront jamais remplacés par les outils technologiques…
  • De quoi ont besoin vos salariés pour être efficaces ? de créativité, de stimulation, de concentration ? Ne cédez pas aux modes, aux belles images et aux principes trop simplistes, comme le babyfoot ou les gros coussins pour donner une image jeune et dynamique, ou comme la suppression des cloisons pour casser des fonctionnements en silos.  Interrogez-vous sur vos vrais besoins !
  • Comment créer du collectif ? quels « rituels » mettre en place ? Un espace convivial ne serait-il pas pertinent ? quelles fonctionnalités pourrait-il avoir ?
  • Comment souhaitez-vous accueillir vos visiteurs ?
  • Est-ce que certains aspects peuvent être mutualisés ? l’imprimante, la documentation, les dossiers… ?
  • Ce projet est-il l’occasion de faire évoluer le fonctionnement humain de votre entreprise ? Dans quel sens ?
  • Dans votre fonctionnement, quel sera votre besoin en salles de réunion ? plutôt qu’une seule grande salle, ne serait-il pas pertinent de faire plusieurs petites salles, éventuellement des coins informels ? et pour les grandes occasions, où pouvez-vous louer éventuellement une salle à proximité ?
  • Est-ce que ce changement est l’occasion de développer le télétravail ? mais est-ce que le management est prêt pour cela ? et les salariés ? est-ce que votre activité s’y prête ?

 

 

  • Avant de s’engager pour un lieu : décryptez « à qui » vous avez à faire !

Vous avez visité des locaux qui vous plaisent et vous êtes prêt à signer… Avant de vous engager, ce serait bien de savoir à qui vous avez à faire ! On peut faire le parallèle  avec une embauche : lorsque vous recrutez un collaborateur, vous prenez des références, rencontrez le candidat plusieurs fois, faites intervenir un conseil et un graphologue… De même, choisir un nouveau lieu, c’est comme choisir un partenaire, un associé, qui peut vous booster dans votre développement, ou au contraire vous jouer de mauvais tours…

Faire intervenir un praticien en Feng shui traditionnel peut vous permettre de mieux savoir à qui vous avez à faire… En décryptant les « scénarios de fonctionnement probable » du lieu, ce praticien vous permet de voir dans quel mesure ce lieu sera un allié fiable, une ressource, porteuse de richesse, de profit, de qualité relationnelle…. Ou non.

S’il est aussi architecte d’intérieur, il pourra aussi dessiner les plans en fonction de cette cartographie du lieu, en intégrant l’ensemble des contraintes :

  • Contraintes structurelles du lieu
  • Contraintes fonctionnelles, processus, projet managérial et commercial…
  • Contraintes réglementaires.

Surtout, ne vous engagez pas sur la simple foi d’un ratio m²/personne car, selon la configuration des lieux, les m² peuvent se révéler difficiles à exploiter ! En particulier si le local manque de fenêtres.

Il est important d’investir un minimum en études avant de vous engager, car vous pourriez le payer cher après coup ! Tel ce client qui, ne se donnant pas le droit de faire marche arrière alors que je lui conseillais de ne pas acheter le local que nous visitions, m’a rappelée 2 ans et un dépôt de bilan  plus tard…. Le scénario que j’avais anticipé s’était effectivement concrétisé.

 

  • Soigner les détails de l’aménagement

Quel que soit votre budget, lors de l’aménagement, il y a des économies qui peuvent se révéler dangereuses pour la suite :

  • Soignez la cohérence … de l’entrée jusqu’aux sanitaires, apportez le même soin à tous les espaces ! Soigner l’accueil (pour l’image client) et négliger les « petits coins » peut se révéler catastrophique pour la motivation des salariés, qui « décodent » cela comme un manque de respect…
  • Placez correctement les personnes : le feng shui apporte des principes utiles, avec les directions favorables à utiliser, en invitant à se placer avec un bon appui, une protection dans le dos (ou, au minimum, un bon siège confortable et adapté à la morphologie !) … évitez de placer les personnes dans un angle, ou dos à un couloir, par exemple.
  • Attention à la lumière naturelle: importante pour le moral et la santé, elle peut aussi être source de fatigue oculaire ; la bonne pratique est de placer les écrans perpendiculairement aux fenêtres ; ainsi, on évite reflets et contrejours.
  • L’acoustique est souvent mal traitée lorsque l’on cherche des économies… Mais alors on a un risque majeur : mauvaise concentration, fatigue, erreurs, conflits … peuvent coûter beaucoup plus cher encore ! et les actions correctives a posteriori (panneaux….) sont nettement plus onéreuses ! Des faux plafonds acoustiques, des moquettes adaptées (des produits adaptés aux bureaux, et très hygiéniques, sont disponibles sur le marché), sont le minimum vital !
  • Apporter de la vie! une vue sur l’extérieur, si possible sur des arbres ou des espaces verts, voire même une terrasse ou un balcon, des plantes, une fontaine, un poisson rouge… Ce sont des sources avérées de réduction du stress, et d’amélioration de la performance !

 

 

  • Conduire et accompagner le changement

Changer de locaux, c’est un formidable levier pour faire évoluer le fonctionnement humain de l’entreprise, et son mode de management… Mais cela ne se suffit pas en soi ! Un tel changement s’accompagne, par de la communication interne et externe, par la co-élaboration de règles du jeu,  par de la formation (formation des managers par exemple), par des changements de modes d’appréciation des performances…

Un minimum de démarche participative est nécessaire si on veut faire de cette occasion  en or… une source de motivation, un projet mobilisateur ! Mais cela doit se cadrer, s’animer, se doser, sinon la démarche peut vite se révéler inflationniste !

Et la communication est aussi importante pour le bon déroulement du projet et du déménagement… Afin de faire de cet événement, majeur dans la vie des entreprises, un événement joyeux et positif !

 

  • S’entourer de prestataires adaptés et compétents

L’entreprise, surtout les PME et TPE, n’est pas habituée à gérer de tels projets. Elle peut gagner du temps, du stress, et éviter d’importants coûts cachés au démarrage, en s’entourant de prestataires adéquats.

Isabelle Sengel allie de nombreuses compétences évoquées ici, et son réseau de partenaires permet une prise en charge complète de votre projet.

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