Pour un dirigeant d’entreprise trouver ses bureaux peut parfois être compliqué. Afin de maximiser les chances de trouver la perle rare et de faire de vos espaces de travail un véritable outil de management et performance, l’anticipation est primordiale. Voici la méthode infaillible pour ne rien oublier :

Auditez et définissez votre stratégie.

Choisir bureaux ou locaux nécessite d’avoir une vision à moyen et long terme de votre activité. Alors avant de partir bille en tête à la recherche de vos futurs bureaux et de perdre un temps précieux, n’oubliez pas de définir vos principaux besoins en amont notamment en terme de surface et de perception des volumes. Cette première étape vous permettra d’ébaucher votre projet. Pour être le plus efficace possible, impliquez vos collaborateurs dès le départ pour optimiser les chances que le site corresponde à leurs attentes. Pensez donc à les consulter car leur vision pourrait bien mettre en lumière certains éléments à côté desquels vous auriez pû passer. Et n’oubliez pas que vos futurs bureaux seront aussi un outil incontournable pour attirer de nouveaux talents !

Rédigez votre cahier des charges.


Une fois que vous avez fait un “état des lieux”, vous pouvez passer au stade suivant : rédiger un cahier des charges qui collera au plus près des ambitions de votre entreprise. De ce fait, pour être optimal dans votre recherche, réfléchissez aux répartition des surfaces mais aussi à la conception des espaces dédiés aux différentes activités. Ensuite, établissez votre calendrier. Il devra être calé sur les dates d’échéance de votre bail pour organiser les travaux d’aménagement des futurs bureaux et éviter aussi de payer un double loyer. Puis évaluez votre enveloppe budgétaire qui déterminera notamment le choix du secteur. Prenez le temps d’étudier en amont les prix par secteur. L’implantation géographique sera déterminée par la combinaison de plusieurs critères : la proximité des clients et fournisseurs, l’accessibilité pour les salariés, le taux de vacance de la zone qui jouera sur les valeurs locatives et de vente. Ne négligez pas les dessertes en transports en commun et surtout les parkings. Ce critère est primordial pour retenir et attirer les talents professionnels quand on sait qu’il est privilégié par 77% des utilisateurs. Enfin, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel de l’immobilier d’entreprise  qui pourra vous accompagner dans la définition de votre projet.

Envisagez  vos besoins technique et d’aménagement avec flexibilité

Un bâtiment doit pouvoir s’adapter à l’évolution de votre entreprise et aux fluctuations de votre activité. Comment densifier les surfaces pour mon entreprise et éviter les m² superflus ? Une question que beaucoup de dirigeants se posent. Attention donc à la qualité de la conception de l’immeuble comme à la souplesse d’aménagement. En premier lieu, étudiez le type de construction. S’agit-il d’un immeuble ancien ou neuf ? Vos futurs bureaux seront-ils au normes ? Pensez à vérifier les équipements techniques : chauffage, climatisation, éclairage, acoustique, câblages électriques et informatiques, ascenseurs, sécurité, labels environnementaux…
Ensuite, il sera indispensable de vous penchez en détail sur votre fonctionnement professionnel.   Avez-vous besoin de recevoir des clients ? Vous faut-il des zones d’accueil, de détente, des salles d’attente, de réunions, des bureaux fermés ou en open space ? Cartographiez donc précisément vos différents espaces. La réussite d’un déménagement dépend de votre aménagement et d’un design intérieur en ligne avec la dynamique que l’entreprise souhaite créer. Même si chaque entreprise a des impératifs différents, les objectifs restent souvent identiques : créer du bien-être et optimiser les coûts.

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