Ai-je vraiment besoin d’un syndic ?

À bien y réfléchir, la question semble légitime. Imaginons que vous êtes une poignée de copropriétaires et que tout se passe pour le mieux dans le meilleur des mondes. Pourquoi iriez-vous vous embêter avec un syndic de copropriété ? 

Eh bien pour la simple et bonne raison que cela relève d’une obligation légale. En effet, chaque copropriété doit être dotée d’un syndic pour sa gestion et son administration. 

Regardons cela d’un peu plus près :

• Conditions d’exercice 
• Quel est son rôle ?
• Comment désigner le syndic ?
• Quel est son contrat ?
• Quelle est la durée de son mandat ?
• De nouvelles obligations pour 2020 ?

Conditions d’exercice

Tout d’abord, il est intéressant de noter que le syndic peut être un professionnel (personne physique exerçant en son nom propre ou une société) ou un non professionnel choisi parmi les copropriétaires, dit bénévole. 

1. Syndic professionnel

Il doit :

• justifier d'une garantie financière suffisante destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite,
• justifier d'une assurance responsabilité civile professionnelle,
• posséder une carte professionnelle portant la mention syndic de copropriété délivrée par la Chambre de commerce et d'industrie (CCI).

1. Syndic bénévole

Le syndic peut, dans ce cas, être un copropriétaire bénévole ou exercer sous la forme coopérative (plusieurs copropriétaires choisis parmi les membres du conseil syndical). 

Il doit :

o   justifier d’une garantie financière suffisante destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite,

o   justifier d’une assurance responsabilité civile professionnelle,

o   posséder une carte professionnelle portant la mention syndic de copropriété délivrée par la Chambre de commerce et d’industrie (CCI).

La carte professionnelle est valable trois ans. Au bout des trois ans, le syndic doit également justifier de 42 heures de formation immobilier, dite formation loi Alur afin de pouvoir renouveler sa carte professionnelle. Cette obligation de formation a fortement renforcé les compétences des syndics en France, et ceci dans l'intérêt des copropriétaires.

 

Quel est son rôle ?

Le syndic (professionnel ou non) est le représentant légal du syndicat de copropriétaires.

À ce titre, il est tenu de gérer l'administration et les finances de la copropriété.

• Gestion administrative

Cela comprend :

• établir et tenir à jour une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti,
• établir et tenir à jour une liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, leur état civil et leur domicile ainsi que leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord,
• faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions de l'assemblée générale,
• administrer l'immeuble, assurer sa conservation, sa garde, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires en vue de sa sauvegarde,
• représenter le syndicat de copropriétaires en justice,
• établir et tenir à jour le carnet d'entretien de l'immeuble,
• procéder à l'immatriculation de la copropriété,
• informer les occupants de l'immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en assemblée générale.

De plus, il doit obligatoirement faire voter les décisions suivantes : 

• souscription d'un contrat d'assurance responsabilité civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat),
• délégation à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires (aux frais de ce dernier),
• signature d'un contrat avec le syndic ou toute entreprise ou prestataire qui lui est lié.

• Gestion comptable et financière

Cela comprend :

• établir le budget prévisionnel de la copropriété, les comptes du syndicat et leurs annexes, et les soumettre au vote des copropriétaires,
• ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat (sauf si l'assemblée générale en décide autrement) sur lequel sont versées toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. Il doit également ouvrir un compte bancaire séparé rémunéré au nom du syndicat sur lequel sont versées les cotisations au fonds de travaux.

Comment désigner votre syndic

Faisons un point en fonction de votre situation : 

1. Si votre copropriété est existante

Qu'il soit professionnel ou non professionnel, le syndic retenu doit être désigné par l'assemblée générale au cours d'un vote des copropriétaires à la majorité absolue.

Une mise en concurrence préalable de plusieurs projets de contrat de syndic est obligatoire et doit être réalisée tous les 3 ans par le conseil syndical.

Tout copropriétaire peut par ailleurs demander au syndic d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale l'examen d'autres projets de contrat de syndic qu'il lui communique à cet effet.

Les projets sont présentés aux copropriétaires avant qu'ils ne procèdent au vote du syndic.

Si, imaginons, la situation extérieure ne permet pas une mise en concurrence, le conseil syndical peut proposer d'y renoncer. Le syndic doit alors notifier cette proposition à chaque copropriétaire par :

• lettre recommandée avec avis de réception
• ou par courrier électronique lorsque le copropriétaire a communiqué son adresse électronique au syndic de copropriété.

Attention : La mise en concurrence n'est pas obligatoire si la copropriété n'a pas de conseil syndical ou si les copropriétaires ont voté l'année précédente à la majorité absolue leur volonté d'y déroger.

1. Nouvelle copropriété 

Lors de la création d'une copropriété (livraison de l'immeuble après l'achèvement de sa construction), un syndic provisoire est désigné :

• par le règlement de copropriété rédigé par le promoteur,
• ou par tout autre accord entre le promoteur et les copropriétaires.

Ce syndic provisoire a pour mission de réunir la 1^re assemblée générale des copropriétaires qui désignera le syndic. Il pourra être maintenu dans ses fonctions par décision de l'assemblée générale, après mise en concurrence préalable de plusieurs contrats de syndic effectuée :

• par le conseil syndical, s'il en existe un,
• ou par les copropriétaires.

Le syndic retenu doit être désigné par un vote des copropriétaires à la majorité absolue.

1. Copropriété sans syndic

Quand l’AG n’a pas désigné de syndic

Si aucun syndic n'a été désigné par l'assemblée générale convoquée à cet effet, le tribunal doit être saisi afin qu'il nomme un syndic.

La saisine doit être faite :

• soit par un ou plusieurs copropriétaires,
• soit par le maire de la commune ou le président de l'établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble.

Autres circonstances 

Dans tous les autres cas (par exemples : absence de désignation d'un syndic provisoire, mandat du syndic en exercice arrivé à expiration avant sa remise en concurrence), tout copropriétaire peut convoquer l'assemblée générale pour désigner un syndic.

À défaut, le tribunal peut être saisi afin qu'il nomme un administrateur provisoire de la copropriété. 

Contrat du syndic

Ce contrat, aussi appel mandat, est réglementé ! Il fixe :

• la durée de son mandat, sa date de prise d'effet et d'échéance,
• les conditions de sa rémunération,
• et les conditions d'exécution de sa mission.

Tout contrat de syndic nouveau ou renouvelé doit être rédigé :

• en caractère dont la hauteur est d'au minimum celle du corps 8,
• et selon un modèle type réglementaire .

Durée du mandat

La durée maximale du mandat du syndic est de 3 ans renouvelables.

Le renouvellement implique une réélection par une nouvelle décision de l'assemblée générale. Cette durée peut toutefois être réduite à 1 an si le syndic ou toute personne avec laquelle il vit ou il est lié (employés...) a participé à la construction de l'immeuble en tant que promoteur ou architecte.

Dans certains cas, il est possible de révoquer le syndic en cours de mandat.

De nouvelles obligations pour 2020 ?
Enfin, il est bon de rajouter que depuis la loi Elan, qui prendra effet dans le courant de l’été 2020, de nouvelles obligations légales toucheront les syndics ! On vous en dit plus dans notre article : nouvelles obligation comptables et juridiques des syndics !